Tenders: 11 tips voor succes
In een aanbestedingsproces of tenderproces wordt de kwaliteit bepaald door een onderscheidend EMVIplan. Content creëren voor een winnende aanbieding is precisiewerk. En kost bovendien veel tijd. Daarom hanteren wij altijd een aantal basisregels. Met de bedoeling om inschrijfstress te voorkomen. Een hoog scorend EMVIplan betekent een gedetailleerde voorbereiding. Je goed voorbereiden op wat er komen gaat betekent het halve werk. Dat begint bij het analyseren van markt of bijvoorbeeld het inrichten van je aanbestedingsplatform. Je wilt zeker weten dat je die aanbesteding op Tenderned niet mist. Ook daarmee kunnen wij je bij helpen door kennisdeling of een training. De aanpak van Tender Concept is duurzaam: we geven je inzichten hoe je aan nieuwe klanten of projecten komt. Een goed gemanaged aanbestedingsproces is bijvoorbeeld essentieel. Of zorgen dat er echt geen tekstfouten in je EMVIplan staan. Tender Concept geeft je alvast elf tips voor een succesvoller verloop van je inschrijfproces bij een aanbesteding.
1 EEN STRAKKE PLANNING IS DE MOTOR
Aanbesteden is een traject van harde deadlines. Tot op de minuut. Als je kunt inschrijven tot 12.00 uur, ben je om 12.01 uur te laat. Helaas doet zich dat in de praktijk geregeld voor. Niet alleen is dat zonde van alle tijd, energie en geld die er in de inschrijving is gestoken. Een race tegen de klok van de deadline kan eenvoudig leiden tot broddelwerk en fouten in je EMVIplan. Maak reële planningen en zit daar bovenop. Bereid een aanbestedingsproces zoveel mogelijk voor, nog voor de klok gaat lopen.
2 GEEF ANTWOORD OP DE VRAGEN
Veel bedrijven zijn geneigd alle informatie die ze over een onderwerp kunnen vinden in een antwoord te plakken. Ook informatie waar niet naar wordt gevraagd. Trechter informatie en wees zeer scherp op de inhoud. De beoordelaar van het EMVIplan leest graag snel het precieze antwoord terug. Bestaat een vraag uit een a, b en c? Antwoord dan ook op a, b en c.
3 HOUD HET KORT EN KRACHTIG
Gebruik korte zinnen in het EMVIplan en formuleer duidelijk. Bewaak teksten en zorg dat de aanbesteder meteen weet wat u aanbiedt. “Wij maken stoelen”. En niet: “Wij trachten onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen door een plek voor ze te creëren waarop zij kunnen zitten, voor werk dan wel ontspanning, dat doen wij in onze state-of-the-art werkplaats, waar het een komen en gaan is van mensen.”
4 RICHT JE OP DE LEZER
Weet wie je inschrijving in een aanbestedingsproces beoordeelt. Is het één partij, of zijn het er meer? Zorg dat je weet wat deze aanbesteder belangrijk vindt. Waar is hij gevoelig voor? Tender Concept bepaalt gezamenlijk met u de winstrategie. Richt je antwoorden in het EMVIplan zo in, dat je de beoordelaar op z’n wenken bedient.
5 GA ER NIET VANUIT DAT DE LEZER JE KENT
Schromelijke zelfoverschatting. Dat is waar veel organisaties last van hebben. Organisaties die denken dat iedereen hen kent. En dat iedereen precies weet welke diensten ze aanbieden. Dat is natuurlijk niet zo. Zorg voor volledige antwoorden als daarnaar wordt gevraagd. Dus: “Wij zijn bedrijf A en we maken en repareren stoelen.” En niet: “Naast het maken van stoelen, repareren wij deze ook.” Of: “Zoals u wel weet…” Of nog erger: deze ‘key’-informatie helemaal weglaten, omdat je denkt dat de aanbesteder dit wel weet. Ai!
6 ZORG VOOR ÉÉN STIJL EN EENDUIDIGE SCHRIJFWIJZE
Zorg dat het aangeleverde aanbestedingsdocument er netjes uitziet. Dus een goed verzorgde lay-out en een foutloze interpunctie en spelling (wij leggen bijvoorbeeld een ‘schrijfwijzer’ aan). Dat draagt bij aan betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. Tender Concept controleert en werkt in het tenderproces daarmee ook aan uw imago.
7 WINSTRATEGIE… KEN JE CONCURRENTEN… EN WEES ZE TE SLIM AF
Wie zijn de andere inschrijvers op de aanbesteding? Handig om te weten en Tender Concept brengt ze exact in kaart. Want dan weet je ook wat zij niet bieden. En jij wel. Dit breng je vervolgens duidelijk naar voren in je EMVIplan teksten maar ook in het stellen van vragen de zogenaamde Nota van Inlichtingen. Dit kan een belangrijk strategisch instrument zijn in het aanbestedingsproces. Tender Concept is ook daarin bedreven.
8 WEES ORIGINEEL EN REALISTISCH
Wil je de aanbesteder verrassen met een opvallende inschrijving? Prima, maar overdrijf niet. Uiteindelijk is het allerbelangrijkste dat je antwoord geeft op de vragen. Zorgt dat je usp’s eruit springen. En dat je niet al je tijd verdoet met het toevoegen van allerlei ‘flashy’ elementen. Eerst de basis op orde, dan pas plussen.
9 ZORG VOOR VERHELDERENDE VISUALS
Wordt er veel gevraagd en is het antwoord dus ook uitgebreid en complex? Gebruik tabellen of infographics die verhelderend werken. In brainstorms tijdens het tenderproces met het inhoudelijke team halen wij de juiste informatie naar boven. Zo laat je in één oogopslag zien wat je bedoelt, en dit zal goed blijven hangen bij de beoordelaar.
10 BELOOF GEEN DINGEN DIE JE NIET KUNT WAARMAKEN
Daar kom je later mee in de problemen. En geef ook duidelijk antwoord als je niet aan bepaalde voorwaarden kunt voldoen. “Wij produceren en repareren desnoods uw stoelen.” En dat terwijl je ze eigenlijk niet repareert? Dan zal de aanbesteder gauw van zijn stoel vallen als hij dit ontdekt. Zorg voor een open en eerlijke communicatie.
11 DE LAATSTE CHECK
Je bent al een hele poos aan het worstelen met de aanbesteding. Maar nu liggen de teksten eindelijk klaar. Verzenden? Nee! Laat ze eerst nog controleren door iemand die er nog niet eerder bij betrokken was. Een frisse blik is goud waard. Bent je een USP vergeten? Tender Concept wijst je er fijntjes op. De naam van de aanbesteder verkeerd geschreven? Wij halen deze blunder er nog net op tijd uit.
Wat is nu eigenlijk een tender of aanbesteding?
